BEM krok po kroku dla pracodawcy — obowiązki, dokumentacja i zgodne z prawem zakończenie

Kiedy powstaje obowiązek

Obowiązek zaproponowania BEM (§ 167 ust. 2 SGB IX) powstaje, gdy pracownik był niezdolny do pracy łącznie dłużej niż sześć tygodni w ciągu ostatnich dwunastu miesięcy — liczonych wstecz, nie kalendarzowo. Dotyczy wszystkich pracowników, również bez orzeczonej niepełnosprawności, i niezależnie od przyczyn chorób. Obowiązek jest odnawialny:

„Der Arbeitgeber hat gem. § 167 Abs. 2 Satz 1 SGB IX grundsätzlich ein neuerliches bEM durchzuführen, wenn der Arbeitnehmer innerhalb eines Jahres nach Abschluss eines bEM erneut länger als sechs Wochen durchgängig oder wiederholt arbeitsunfähig erkrankt war.”

„Pracodawca ma co do zasady obowiązek przeprowadzić kolejne BEM zgodnie z § 167 ust. 2 zd. 1 SGB IX, jeżeli pracownik w ciągu roku od zakończenia poprzedniego BEM ponownie był niezdolny do pracy — nieprzerwanie lub powtarzalnie — łącznie dłużej niż sześć tygodni.”

BAG, wyrok z 18.11.2021 r., 2 AZR 138/21 — tłumaczenie własne

Nowe absencje w trakcie już toczącego się BEM nie wymagają równoległej drugiej procedury — włącza się je do biegnącego postępowania. Odrębny obowiązek powstaje dopiero po zamknięciu poprzedniego BEM.

Zaproszenie, które obroni się w sądzie

Sądy wymagają, by pracownik mógł na podstawie zaproszenia świadomie zdecydować o udziale. Zaproszenie powinno zawierać:

• wskazanie celów BEM — przezwyciężenie niezdolności do pracy, zapobieganie nowym absencjom, zachowanie miejsca pracy (więcej niż cytat przepisu),
• informację o dobrowolności udziału,
• pouczenie o rodzaju i zakresie zbieranych danych, w tym danych o zdrowiu, oraz o tym, kto będzie miał do nich dostęp,
• informację o możliwych uczestnikach (rada zakładowa tylko za zgodą pracownika, przedstawicielstwo osób z niepełnosprawnością, lekarz zakładowy) oraz o prawie przybrania osoby zaufania,
• rozsądny termin na odpowiedź z zastrzeżeniem, że brak odpowiedzi zostanie odczytany jako brak zgody,
• wysyłkę w sposób pozwalający udowodnić doręczenie — w praktyce Einwurf-Einschreiben plus przypomnienie przy braku reakcji.

Milczenie pracownika bez wyznaczonego terminu nie jest odmową — bez terminu i przypomnienia trudno będzie wykazać, że BEM zostało prawidłowo zaproponowane. Dowód doręczenia zaproszenia obciąża pracodawcę.

Przebieg: od pierwszej rozmowy do planu działań

Ustawa nie narzuca sztywnej procedury — BEM to proces otwarty co do przebiegu i wyniku. W praktyce sprawdza się sześć kroków: ustalenie okresów niezdolności, kontakt i zaproszenie, rozmowa wstępna, omówienie przypadku, wybór działań, wdrożenie i ocena skutków. Ważne zasady:

• rozmowę informacyjną o samej procedurze należy wyraźnie oddzielić od właściwego BEM — ich zlanie było jednym z powodów przegranej pracodawcy przed LAG Baden-Württemberg (wyrok z 14.1.2025 r., 15 Sa 22/24),
• jeżeli w grę wchodzą świadczenia rehabilitacyjne albo pomoc w życiu zawodowym, trzeba włączyć instytucje rehabilitacyjne lub urząd integracyjny — ich pominięcie czyni BEM wadliwym,
• katalog możliwych działań jest szeroki: dostosowanie stanowiska i wyposażenia, zmiana organizacji lub czasu pracy, przeniesienie na wolne stanowisko odpowiednie dla stanu zdrowia, stopniowy powrót do pracy, kwalifikacje, świadczenia instytucji socjalnych,
• cały przebieg dokumentować: zaproszenia, zgody, protokoły, rozważone i odrzucone warianty z uzasadnieniem.

Dane o zdrowiu: osobna teczka i przemyślane zgody

Startu BEM nie wolno uzależniać od podpisania blankietowej zgody na przetwarzanie danych o zdrowiu — BAG uznał takie działanie za naruszenie procedury przez pracodawcę (wyrok z 15.12.2022 r., 2 AZR 162/22). Prawidłowa kolejność: najpierw rozmowa o przebiegu postępowania, potem ustalenie z uczestnikami, jakie dane będą rzeczywiście potrzebne, i dopiero wtedy odpowiednio ukierunkowana zgoda. Dokumentację BEM prowadzi się oddzielnie od akt osobowych, z dostępem ograniczonym do osób zaangażowanych w procedurę.

Outsourcing BEM — wygodny, ale na Twoje ryzyko

Prowadzenie BEM można zlecić zewnętrznemu usługodawcy. Trzeba jednak pamiętać, że jego błędy proceduralne obciążają pracodawcę tak, jak własne (§ 278 BGB) — tak orzekł LAG Baden-Württemberg w sprawie 15 Sa 22/24, w której wypowiedzenie upadło z powodu braków informacyjnych po stronie usługodawcy. Zlecając BEM na zewnątrz, warto umownie zobowiązać usługodawcę do przestrzegania wymogów orzecznictwa i kontrolować wzory pism, którymi się posługuje.

Jak zakończyć BEM — i co zrobić, gdy pracownik milczy

Najczystsze zakończenie to konsens: wspólne ustalenie, że proces poszukiwania został wyczerpany albo że strony nie chcą go kontynuować. Takie zakończenie należy udokumentować krótkim oświadczeniem, którego odpis otrzymuje pracownik. Pracownik może też w każdej chwili cofnąć zgodę — wtedy BEM kończy się natychmiast. Jednostronnie pracodawca procedury zamknąć co do zasady nie może:

„Dagegen kann der Arbeitgeber den Suchprozess grundsätzlich nicht einseitig beenden. Gibt es aus seiner Sicht keine Ansätze mehr für zielführende Präventionsmaßnahmen, ist der Klärungsprozess erst dann als abgeschlossen zu betrachten, wenn auch vom Arbeitnehmer und den übrigen beteiligten Stellen keine ernsthaft weiterzuverfolgenden Ansätze für zielführende Präventionsmaßnahmen aufgezeigt wurden.”

„Pracodawca nie może natomiast co do zasady jednostronnie zakończyć procesu poszukiwania. Jeżeli z jego perspektywy nie ma już punktów zaczepienia dla celowych działań prewencyjnych, proces wyjaśniania można uznać za zamknięty dopiero wtedy, gdy także pracownik i pozostałe uczestniczące podmioty nie wskazały żadnych poważnych, wartych dalszego rozważenia propozycji takich działań.”

BAG, wyrok z 18.11.2021 r., 2 AZR 138/21 — tłumaczenie własne

Z tego samego wyroku wynika jednak wyjście z impasu: pozostałym uczestnikom — w tym pracownikowi — można wyznaczyć termin na wskazanie dalszych propozycji. W praktyce, gdy pracownik przestaje reagować, sprawdza się procedura dwóch pism: najpierw pismo z przypomnieniem, prośbą o informację o gotowości kontynuowania i odpowiednio długim terminem (uwzględniającym np. pobyt w szpitalu) oraz z zapowiedzią, że brak odpowiedzi zostanie odczytany jako brak zainteresowania. Po bezskutecznym upływie terminu — drugie pismo stwierdzające zakończenie BEM, z odpisem do akt BEM. Zastrzegamy: orzecznictwo w sprawie jednostronnego zakończenia nie jest jeszcze utrwalone, dlatego każdy przypadek warto ocenić indywidualnie, a dokumentację prowadzić wyjątkowo starannie.

Okres oczekiwania i drobne zastrzeżenia

W pierwszych sześciu miesiącach zatrudnienia (Wartezeit) ochrona z KSchG jeszcze nie obowiązuje. BAG potwierdził w 2025 r., że przed wypowiedzeniem w tym okresie pracodawca nie musi przeprowadzać postępowania prewencyjnego z § 167 ust. 1 SGB IX wobec osób z niepełnosprawnością (wyrok z 3.4.2025 r., 2 AZR 178/24). Obowiązek BEM w małych zakładach jest przedmiotem sporu, ale przeważa stanowisko, że istnieje — niezależnie od tego, czy KSchG chroni załogę.

Najczęstsze pytania

Co grozi za brak BEM?
Bezpośredniej sankcji nie ma. Konsekwencje uderzają pośrednio: w procesie o wypowiedzenie chorobowe pracodawca musi wykazać obiektywną bezużyteczność BEM, co niemal nigdy się nie udaje — wypowiedzenie upada jako nieproporcjonalne.

Czy pracownik może wymusić przeprowadzenie BEM?
Nie, BAG odmówił pracownikowi indywidualnego roszczenia (wyrok z 7.9.2021 r., 9 AZR 571/20). Przypilnować wykonania obowiązku mogą natomiast rada zakładowa i przedstawicielstwo osób z niepełnosprawnością.

Pracownik nie odpowiada na zaproszenia — czy mogę zamknąć BEM?
Po wyznaczeniu odpowiedniego terminu i pouczeniu o skutkach milczenia — tak, według przeważającej praktyki. Dokumentuj oba pisma i dowody doręczenia. Orzecznictwo nie jest tu jeszcze utrwalone, więc działaj ostrożnie.

Jak często trzeba ponawiać BEM?
Po każdym zamknięciu procedury licznik startuje od nowa: kolejne sześć tygodni absencji w ciągu roku uruchamia obowiązek ponownie. W trakcie biegnącego BEM nowe absencje włącza się do toczącego się postępowania.

Czy mogę zlecić BEM zewnętrznej firmie?
Tak, ale błędy usługodawcy obciążają Cię jak własne (§ 278 BGB). Kontroluj wzory pism i przebieg procedury.

Czy odmowa pracownika załatwia sprawę?
Przy prawidłowym zaproszeniu odmowa czyni zaniechanie BEM neutralnym dla późniejszego wypowiedzenia. Nowe okresy choroby uruchamiają jednak obowiązek ponownego zaproszenia.

Omówienie oparte na § 167 SGB IX oraz orzecznictwie: BAG, wyroki z 18.11.2021 r. (2 AZR 138/21), z 15.12.2022 r. (2 AZR 162/22), z 7.9.2021 r. (9 AZR 571/20), z 3.4.2025 r. (2 AZR 178/24) i z 20.11.2014 r. (2 AZR 755/13), a także LAG Baden-Württemberg, wyrok z 14.1.2025 r. (15 Sa 22/24). Stan prawny: lipiec 2026. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej w indywidualnej sprawie.

Powiązane tematy