BEM richtig durchführen und rechtssicher beenden — Leitfaden für Arbeitgeber

Wann die Pflicht entsteht

Die BEM-Pflicht (§ 167 Abs. 2 SGB IX) entsteht bei mehr als sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit innerhalb der letzten zwölf Monate — rollierend gerechnet, nicht nach Kalenderjahr. Sie gilt für alle Beschäftigten, unabhängig von einer Behinderung und von den Krankheitsursachen. Und sie erneuert sich:

„Der Arbeitgeber hat gem. § 167 Abs. 2 Satz 1 SGB IX grundsätzlich ein neuerliches bEM durchzuführen, wenn der Arbeitnehmer innerhalb eines Jahres nach Abschluss eines bEM erneut länger als sechs Wochen durchgängig oder wiederholt arbeitsunfähig erkrankt war.“

BAG, Urteil vom 18.11.2021, 2 AZR 138/21

Neue Fehlzeiten während eines laufenden BEM erfordern kein paralleles zweites Verfahren — sie werden in den laufenden Prozess einbezogen. Eine neue Pflicht entsteht erst nach Abschluss des vorherigen BEM.

Die Einladung, die vor Gericht standhält

• Ziele des BEM konkret benennen — Überwindung der Arbeitsunfähigkeit, Vorbeugung neuer Fehlzeiten, Erhalt des Arbeitsplatzes (mehr als der Gesetzeswortlaut),
• auf die Freiwilligkeit der Teilnahme hinweisen,
• Art und Umfang der erhobenen Daten erläutern, einschließlich der Frage, wer Zugriff erhält,
• mögliche Beteiligte nennen (Betriebsrat nur mit Einverständnis, Schwerbehindertenvertretung, Betriebsarzt) und auf das Recht zur Vertrauensperson hinweisen,
• eine angemessene Antwortfrist setzen und klarstellen, dass Schweigen als fehlendes Einverständnis gewertet wird,
• den Zugang nachweisbar machen — praktisch bewährt: Einwurf-Einschreiben plus Nachfassen bei ausbleibender Reaktion.

Schweigen ohne gesetzte Frist ist keine Ablehnung. Und den Zugang der Einladung muss im Streitfall der Arbeitgeber beweisen — daran scheitern erstaunlich viele Kündigungen.

Der Ablauf: vom Erstkontakt zum Maßnahmenplan

Das Gesetz schreibt kein festes Prozedere vor — das BEM ist ein ergebnisoffener Suchprozess. Bewährt haben sich sechs Schritte: Feststellung der Fehlzeiten, Kontaktaufnahme und Einladung, Erstgespräch, Fallbesprechung, Auswahl der Maßnahmen, Umsetzung und Evaluation. Wichtige Regeln:

• das Informationsgespräch über das Verfahren klar vom eigentlichen BEM trennen — die Vermischung war einer der Gründe, aus denen das LAG Baden-Württemberg eine Kündigung kippte (Urteil vom 14.1.2025, 15 Sa 22/24),
• kommen Leistungen zur Teilhabe in Betracht, sind Rehabilitationsträger bzw. Integrationsamt hinzuzuziehen — sonst ist das BEM fehlerhaft,
• der Maßnahmenkatalog ist breit: leidensgerechte Anpassung von Arbeitsplatz und Ausstattung, geänderte Arbeitszeit oder Organisation, Versetzung auf einen freien geeigneten Arbeitsplatz, stufenweise Wiedereingliederung, Qualifizierung, Leistungen der Träger,
• alles dokumentieren: Einladungen, Zustimmungen, Protokolle, geprüfte und verworfene Optionen samt Begründung.

Gesundheitsdaten: separate Akte, durchdachte Einwilligungen

Der Start des BEM darf nicht von der Unterschrift unter eine pauschale Datenschutzeinwilligung abhängig gemacht werden — das wertet das BAG als Verfahrensverstoß des Arbeitgebers (Urteil vom 15.12.2022, 2 AZR 162/22). Die richtige Reihenfolge: zuerst das Gespräch über den Ablauf, dann die Verständigung darüber, welche Angaben tatsächlich erforderlich sind, und erst danach eine zielgenaue Einwilligung. BEM-Unterlagen gehören in eine separate Akte mit beschränktem Zugriff — nicht in die allgemeine Personalakte.

Outsourcing des BEM — bequem, aber auf Ihr Risiko

Sie können das BEM einem externen Dienstleister übertragen. Dessen Verfahrensfehler müssen Sie sich aber nach § 278 BGB wie eigene zurechnen lassen — so das LAG Baden-Württemberg in der Sache 15 Sa 22/24, in der die Kündigung an Informationsmängeln des Dienstleisters scheiterte. Verpflichten Sie den Dienstleister vertraglich auf die Anforderungen der Rechtsprechung und prüfen Sie seine Musterschreiben.

Das BEM beenden — auch wenn der Beschäftigte schweigt

Der sauberste Abschluss ist der Konsens: die gemeinsame Feststellung, dass der Suchprozess ausgeschöpft ist oder nicht fortgesetzt werden soll — dokumentiert in einer kurzen Beendigungserklärung, von der der Beschäftigte eine Abschrift erhält. Der Beschäftigte kann seine Zustimmung außerdem jederzeit widerrufen — dann endet das BEM sofort. Einseitig beenden kann der Arbeitgeber den Suchprozess dagegen grundsätzlich nicht:

„Dagegen kann der Arbeitgeber den Suchprozess grundsätzlich nicht einseitig beenden. Gibt es aus seiner Sicht keine Ansätze mehr für zielführende Präventionsmaßnahmen, ist der Klärungsprozess erst dann als abgeschlossen zu betrachten, wenn auch vom Arbeitnehmer und den übrigen beteiligten Stellen keine ernsthaft weiterzuverfolgenden Ansätze für zielführende Präventionsmaßnahmen aufgezeigt wurden.“

BAG, Urteil vom 18.11.2021, 2 AZR 138/21

Aus derselben Entscheidung ergibt sich aber der Ausweg: Den Beteiligten — auch dem Beschäftigten — kann eine Frist gesetzt werden, um weitere Ansätze aufzuzeigen. Praktisch bewährt sich bei fehlender Mitwirkung ein Zwei-Schreiben-Verfahren: zunächst ein Schreiben mit der Bitte um Rückmeldung, ob das BEM fortgesetzt werden soll, mit großzügiger Frist (die etwa einen Klinik- oder Reha-Aufenthalt berücksichtigt) und dem klaren Hinweis, dass Schweigen als fehlendes Interesse verstanden wird. Nach fruchtlosem Fristablauf folgt das zweite Schreiben, das die Beendigung feststellt und zur BEM-Akte genommen wird. Zu beachten: Eine gefestigte Rechtsprechung zur einseitigen Beendigung gibt es noch nicht — dokumentieren Sie deshalb besonders sorgfältig und prüfen Sie den Einzelfall.

Wartezeit und Sonderfälle

In den ersten sechs Monaten (Wartezeit) greift das Kündigungsschutzgesetz noch nicht. Das BAG hat 2025 klargestellt, dass vor einer Kündigung in dieser Zeit auch kein Präventionsverfahren nach § 167 Abs. 1 SGB IX durchzuführen ist (Urteil vom 3.4.2025, 2 AZR 178/24). Die BEM-Pflicht im Kleinbetrieb ist umstritten, nach überwiegender Auffassung besteht sie aber unabhängig davon, ob das Kündigungsschutzgesetz gilt.

Häufige Fragen

Welche Sanktion droht bei fehlendem BEM?
Keine unmittelbare. Die Folgen treffen Sie mittelbar: Im Kündigungsschutzprozess müssen Sie die objektive Nutzlosigkeit des BEM darlegen und beweisen — das gelingt fast nie, die Kündigung fällt als unverhältnismäßig.

Kann der Beschäftigte das BEM erzwingen?
Nein, das BAG verneint einen Individualanspruch (Urteil vom 7.9.2021, 9 AZR 571/20). Betriebsrat und Schwerbehindertenvertretung können die Durchführung aber überwachen und einfordern.

Der Beschäftigte reagiert nicht — darf ich das BEM schließen?
Nach Fristsetzung und klarem Hinweis auf die Folgen des Schweigens spricht viel dafür. Dokumentieren Sie beide Schreiben samt Zugangsnachweisen. Gefestigte Rechtsprechung fehlt noch — gehen Sie sorgfältig vor.

Wie oft muss das BEM wiederholt werden?
Nach jedem Abschluss beginnt die Rechnung neu: Weitere sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit binnen zwölf Monaten lösen die Pflicht erneut aus. Während eines laufenden BEM werden neue Fehlzeiten einbezogen.

Kann ich das BEM auslagern?
Ja, aber die Fehler des Dienstleisters werden Ihnen nach § 278 BGB zugerechnet. Kontrollieren Sie Musterschreiben und Verfahrensführung.

Schützt mich die Ablehnung durch den Beschäftigten?
Bei ordnungsgemäßer Einladung ja — das Unterlassen ist dann kündigungsneutral. Neue Krankheitszeiten lösen die Angebotspflicht aber erneut aus.

Grundlage: § 167 SGB IX sowie die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (Urteile vom 18.11.2021 — 2 AZR 138/21, vom 15.12.2022 — 2 AZR 162/22, vom 7.9.2021 — 9 AZR 571/20, vom 3.4.2025 — 2 AZR 178/24 und vom 20.11.2014 — 2 AZR 755/13) und des LAG Baden-Württemberg (Urteil vom 14.1.2025 — 15 Sa 22/24). Stand: Juli 2026.

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