Das Problem in einem Bild
Ohne Freistellungsbescheinigung gibt es nur 85 Prozent der Rechnung
Wer in Deutschland Bauleistungen für Unternehmen erbringt, verliert ohne Bescheinigung 15 Prozent jeder Zahlung an das Finanzamt. Ein Doppelbesteuerungsabkommen ändert daran nichts.
- Das RisikoFehlt bei der Zahlung eine gültige Bescheinigung, muss der Auftraggeber einbehalten. Auch bei ausländischen Firmen ohne Betriebsstätte in Deutschland.
- Was es kostet15 Prozent jeder Zahlung, oft mehr als die gesamte Marge des Auftrags. Wer die Erstattungsfrist versäumt, verliert den Betrag endgültig.
- Was zu tun istBescheinigung vor dem ersten Auftrag beantragen, Folgebescheinigung sechs Monate vor Ablauf. Einbehaltenes anrechnen oder fristgerecht erstatten lassen.
Faustregel: Erst die Bescheinigung, dann die Baustelle. Sie gilt ab Ausstellung und wirkt nicht zurück.
Bauabzugsteuer: 15 Prozent von jeder Baurechnung (§ 48 EStG)
Erbringt jemand im Inland Bauleistungen an einen Unternehmer im Sinne des § 2 UStG oder an eine juristische Person des öffentlichen Rechts, muss der Leistungsempfänger 15 Prozent der Gegenleistung einbehalten — der Gegenleistung einschließlich Umsatzsteuer (§ 48 Abs. 3 EStG) — und an das für den Leistenden zuständige Finanzamt abführen. Der Begriff der Bauleistung ist weit gefasst: Erfasst sind alle Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen.
Die Grenzen des Begriffs sind praktisch wichtig. Ausschließlich planerische Leistungen von Statikern, Architekten, Vermessungs- und Bauingenieuren, Labordienstleistungen, die reine Bauüberwachung und die Prüfung von Bauabrechnungen sind ebenso wenig Bauleistungen wie reine Wartungsarbeiten, bei denen keine Teile verändert, bearbeitet oder ausgetauscht werden (BMF-Schreiben vom 19.07.2022, Rn. 6 und 10). Auch die bloße Lieferung von Baumaterial löst keinen Steuerabzug aus. Werden solche Leistungen aber mit Bauleistungen in einem Vertrag verbunden, teilt die Nebenleistung das Schicksal der prägenden Hauptleistung. Die Abrechnungsregeln bei VOB/B-Verträgen haben wir gesondert im VOB/B-Leitfaden zusammengefasst.
Die Bauabzugsteuer ist keine zusätzliche Steuer, sondern ein Sicherungsinstrument: Der einbehaltene Betrag wird später auf die Steuern des Leistenden angerechnet oder erstattet. Für die Liquidität wirkt sie trotzdem wie ein Abzug von 15 Prozent auf jede Zahlung — oft mehr als die gesamte Marge des Auftrags.
Kein Abzug ist erforderlich, wenn die Gegenleistung im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 5.000 Euro nicht übersteigt. Bei Leistungsempfängern, die ausschließlich steuerfreie Vermietungsumsätze nach § 4 Nr. 12 UStG ausführen, gilt eine Grenze von 15.000 Euro. Wer nicht mehr als zwei Wohnungen vermietet, muss für Bauleistungen an diesen Wohnungen ebenfalls nichts einbehalten. Private Bauherren sind von vornherein nicht betroffen.
Auf einen Blick
Was ist Bauleistung und wann wird abgezogen?
| Leistung | Bauleistung? | Folge |
|---|---|---|
| Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken | Ja | 15 Prozent Abzug |
| Planung (Statiker, Architekten), reine Bauüberwachung, Labor | Nein | Kein Abzug |
| Reine Wartung ohne Austausch von Teilen | Nein | Kein Abzug |
| Bloße Lieferung von Baumaterial | Nein | Kein Abzug |
| Solche Leistungen im selben Vertrag mit Bauleistungen | Wie die Hauptleistung | Wie die Hauptleistung |
Kein Abzug bis 5.000 Euro Gegenleistung im Kalenderjahr (15.000 Euro bei ausschließlich steuerfreier Vermietung). Private Bauherren sind nicht betroffen. Quelle: BMF-Schreiben vom 19.07.2022, Rn. 6 und 10.
Das Doppelbesteuerungsabkommen hilft nicht (§ 48d EStG)
Viele ausländische Unternehmen nehmen an, der Steuerabzug betreffe sie nicht, weil sie in Deutschland keine Betriebsstätte haben und ihre Einkünfte nach dem Doppelbesteuerungsabkommen nicht in Deutschland besteuert werden. Das ist ein Irrtum. Nach § 48d EStG sind die Vorschriften über Einbehaltung, Abführung und Anmeldung ungeachtet des Abkommens anzuwenden. Der Auftraggeber muss die 15 Prozent also auch dann einbehalten, wenn die Einkünfte in Deutschland gar nicht steuerpflichtig sind. Dem Unternehmen bleibt der Erstattungsantrag. Das Abkommen schützt vor der endgültigen Besteuerung, nicht vor dem Abzug selbst.
Auf einen Blick
Das Abkommen schützt vor der Steuer, nicht vor dem Abzug
- Keine Betriebsstätte in Deutschland
- Einkünfte nach dem DBA in Deutschland nicht steuerpflichtig
- Also kein Abzug
- Der Auftraggeber behält die 15 Prozent trotzdem ein (§ 48d EStG)
- Das Abkommen schützt erst vor der endgültigen Besteuerung
- Dem Unternehmen bleibt der Erstattungsantrag
Die Freistellungsbescheinigung: ein Dokument statt 15 Prozent Abzug (§ 48b EStG)
Den Abzug verhindert allein eine gültige Freistellungsbescheinigung, die der Leistende dem Auftraggeber vorlegt. Liegt sie im Zeitpunkt der Zahlung vor und durfte der Auftraggeber auf ihre Rechtmäßigkeit vertrauen, entfällt der Abzug und der Auftraggeber haftet nicht (§ 48a Abs. 3 EStG). In der Praxis verlangen Generalunternehmer und Bauträger die Bescheinigung deshalb schon vor Vertragsschluss — neben der A1-Bescheinigung gehört sie zum Standardpaket, ohne das viele Auftraggeber gar nicht erst zusammenarbeiten.
Die Bescheinigung enthält Name, Anschrift und Steuernummer des Leistenden, die Geltungsdauer, den Umfang der Freistellung und das ausstellende Finanzamt. Sie wird befristet erteilt — in der Praxis für längstens drei Jahre — oder projektbezogen für einen bestimmten Auftrag. Das Finanzamt kann sie widerrufen, beim Widerruf einer projektbezogenen Bescheinigung werden die betroffenen Auftraggeber informiert. Bei einer zeitraumbezogenen Bescheinigung genügt gegenüber dem Auftraggeber eine Kopie oder die elektronische Übermittlung, eine auf einen bestimmten Auftrag beschränkte Bescheinigung ist dem benannten Auftraggeber dagegen im Original zu überlassen (Merkblatt des BZSt zum Steuerabzug bei Bauleistungen).
Auf einen Blick
Ein Dokument, das den Abzug verhindert
Inhalt: Name, Anschrift und Steuernummer des Leistenden, Geltungsdauer, Umfang der Freistellung, ausstellendes Finanzamt.
So beantragen ausländische Unternehmen die Bescheinigung
Der Antrag ist beim für den Leistenden zuständigen Finanzamt zu stellen und an keine Form gebunden. Für Unternehmen mit Sitz in Polen sind zentral bestimmte Finanzämter zuständig, maßgeblich ist der Anfangsbuchstabe des Nachnamens oder Firmennamens (§ 20a AO in Verbindung mit § 21 AO und § 1 Abs. 1 Nr. 20 UStZustV): A–G Finanzamt Hameln-Holzminden, H–Ł Finanzamt Oranienburg, M–R Finanzamt Cottbus, S–Ż Finanzamt Nördlingen.
Das Finanzamt erteilt die Bescheinigung, wenn der zu sichernde Steueranspruch nicht gefährdet erscheint (§ 48b EStG). Das Gesetz nennt daneben die Bestellung eines inländischen Empfangsbevollmächtigten — nach dem BMF-Schreiben vom 19.07.2022 (Rn. 28) gilt diese Voraussetzung jedoch nicht für Unternehmen mit Sitz in der EU oder im EWR. Eine Gefährdung liegt insbesondere vor, wenn der Leistende Anzeigepflichten nach § 138 AO nicht erfüllt, seine Auskunfts- und Mitwirkungspflicht nach § 90 AO verletzt oder den Nachweis der steuerlichen Ansässigkeit durch eine Bescheinigung der ausländischen Steuerbehörde nicht erbringt. Auch nachhaltige Steuerrückstände sowie unzutreffende oder wiederholt verspätete Steueranmeldungen können zur Versagung führen (BMF-Schreiben vom 19.07.2022). Die Bescheinigung soll auch erteilt werden, wenn der Leistende glaubhaft macht, dass keine zu sichernden Steueransprüche bestehen. Praktisch heißt das: angemeldete Tätigkeit, vollständige Antworten auf Rückfragen und eine aktuelle Ansässigkeitsbescheinigung der polnischen Finanzverwaltung beschleunigen das Verfahren erheblich.
Die Bescheinigung gilt ab dem Tag der Ausstellung und wirkt nicht zurück — vor der Erteilung erhaltene Zahlungen unterliegen dem Abzug. Einem Unternehmen, das der Finanzverwaltung erstmals bekannt wird, stellt das Finanzamt in der Regel zunächst eine kürzer befristete oder eine auftragsbezogene Bescheinigung aus, bis das Abgabe- und Zahlungsverhalten erstmals beurteilt werden kann (BMF-Schreiben vom 19.07.2022, Rn. 35 und 37). Bei einer auftragsbezogenen Bescheinigung kann das Finanzamt die Vorlage des Werkvertrags verlangen. Die volle dreijährige Geltungsdauer kommt mit einer verlässlichen steuerlichen Historie.
Der Antrag gehört an den Anfang des Deutschland-Engagements, nicht ans Ende. Die Folgebescheinigung kann bereits sechs Monate vor Ablauf beantragt werden — ihre Geltungsdauer knüpft dann an die bisherige Bescheinigung an, sodass keine Lücke entsteht, in der der Auftraggeber wieder einbehalten muss (BMF-Schreiben vom 19.07.2022, Rn. 36).
Auf einen Blick
Früh beantragen: Die Bescheinigung wirkt erst ab Ausstellung
- Vor dem ersten Auftrag · Formloser Antrag beim zuständigen Finanzamt. Für Firmen aus der EU oder dem EWR ist kein inländischer Empfangsbevollmächtigter nötig (BMF, Rn. 28).
- Prüfung · Erteilung, wenn der Steueranspruch nicht gefährdet erscheint. Ansässigkeitsbescheinigung und vollständige Antworten auf Rückfragen beschleunigen.
- Ab Ausstellung · Wirkung erst ab diesem Tag. Neue Firmen erhalten meist zunächst eine kürzer befristete oder auftragsbezogene Bescheinigung (BMF, Rn. 35 und 37).
- Sechs Monate vor Ablauf · Folgebescheinigung beantragen. Sie schließt ohne Lücke an (BMF, Rn. 36). Die volle Dauer von drei Jahren kommt mit verlässlicher Historie.
Zuständig für Firmen aus Polen, nach Anfangsbuchstabe des Namens: A–G Hameln-Holzminden, H–Ł Oranienburg, M–R Cottbus, S–Ż Nördlingen.
Wer Subunternehmer beauftragt, ist selbst zum Abzug verpflichtet
Diesen Punkt übersehen viele Unternehmen. Die Abzugspflicht trifft jeden Unternehmer, der Bauleistungen einkauft — auch das ausländische Unternehmen, das auf einer deutschen Baustelle Subunternehmer einsetzt. Wer einen Subunternehmer ohne gültige Freistellungsbescheinigung bezahlt, muss 15 Prozent einbehalten, den Abzug bis zum 10. Tag nach Ablauf des Zahlungsmonats elektronisch anmelden und an das für den Subunternehmer zuständige Finanzamt abführen (§ 48a EStG). Für nicht oder zu niedrig abgeführte Beträge haftet der Auftraggeber.
Die Haftung entfällt nur, wenn im Zeitpunkt der Zahlung eine Freistellungsbescheinigung vorlag, auf deren Rechtmäßigkeit vertraut werden durfte. Die Gültigkeit lässt sich kostenlos online im EIBE-Portal des Bundeszentralamts für Steuern prüfen — benötigt werden Bundesland, Steuernummer und die Sicherheitsnummer der Bescheinigung. Diese Prüfung sollte bei jeder größeren Zahlung durchgeführt und dokumentiert werden. Bei Subunternehmern aus dem Ausland lohnt zudem der Blick auf zwei verwandte Themen: die SOKA-Bau-Beiträge bei der Entsendung und die Scheinselbständigkeit am Bau.
Auf einen Blick
Eigene Subunternehmer: prüfen, einbehalten, anmelden
- 1Bescheinigung prüfenKostenlos im EIBE-Portal des BZSt. Nötig sind Bundesland, Steuernummer und Sicherheitsnummer. Prüfung dokumentieren.bei jeder größeren Zahlung
- 215 Prozent einbehaltenFehlt eine gültige Bescheinigung, werden von der Zahlung an den Subunternehmer 15 Prozent einbehalten.§ 48a EStG
- 3Anmelden und abführenElektronisch anmelden bis zum 10. Tag nach Ablauf des Zahlungsmonats. Abführen an das Finanzamt des Subunternehmers.
Bei Subunternehmern aus dem Ausland zusätzlich prüfen: SOKA-Bau-Beiträge bei der Entsendung und Scheinselbständigkeit am Bau.
Auftraggeber hat die 15 Prozent ans Finanzamt gezahlt? Zurück gibt es sie nur vom Fiskus
Der Steuerabzug hat eine zivilrechtliche Folge, die viele Auftragnehmer überrascht. Behält der Auftraggeber 15 Prozent ein und führt den Betrag an das Finanzamt des Auftragnehmers ab, erfüllt er insoweit seine Pflicht zur Zahlung des Werklohns (§ 362 Abs. 1 BGB). Der Auftragnehmer kann die fehlenden 15 Prozent nicht mit Erfolg einklagen — so der Bundesgerichtshof mit Urteil vom 12.05.2005, VII ZR 97/04. Anders liegt es nur, wenn für den Auftraggeber eindeutig erkennbar war, dass eine Abzugsverpflichtung nicht bestand.
Die Erfüllungswirkung erfasst sogar Beträge, die über die gesetzlichen 15 Prozent hinaus an das Finanzamt gezahlt wurden, wenn der Auftraggeber auf einen nicht offenkundig fehlerhaften Haftungsbescheid gezahlt hat. Der Ausgleich zu viel gezahlter Bauabzugsteuer findet dann allein zwischen dem Auftragnehmer und dem Fiskus statt — so das OLG Oldenburg mit rechtskräftigem Urteil vom 28.03.2023, 2 U 178/22. Solange der Auftraggeber den Abzugsbetrag nicht abgeführt hat, kann der Auftragnehmer den vollen Werklohn geltend machen.
Ein Hinweis zur Abtretung der Werklohnforderung (etwa beim Factoring): Den Auftraggeber entlastet nur eine Freistellungsbescheinigung des ausführenden Auftragnehmers. Eine Bescheinigung des Forderungskäufers genügt nicht.
Auf einen Blick
Abgeführt gilt als bezahlt: Das Geld holt man beim Finanzamt
- 15 Prozent ans Finanzamt abgeführtWerklohn insoweit erfüllt (§ 362 Abs. 1 BGB). Eine Klage auf den Rest hat keinen Erfolg (BGH, VII ZR 97/04).
- Mehr als 15 Prozent auf Haftungsbescheid gezahltAuch erfüllt, wenn der Bescheid nicht offenkundig fehlerhaft war. Ausgleich nur mit dem Fiskus (OLG Oldenburg, 2 U 178/22).
- Keine Abzugspflicht, eindeutig erkennbarAusnahme: Anders liegt es, wenn der Auftraggeber eindeutig erkennen konnte, dass keine Abzugspflicht bestand.
- Noch nicht abgeführtSolange der Betrag nicht beim Finanzamt ist, kann der volle Werklohn verlangt werden.
Factoring: Den Auftraggeber entlastet nur die Bescheinigung des ausführenden Auftragnehmers, nicht die des Forderungskäufers.
Bereits einbehalten? Anrechnung oder Erstattung (§ 48c EStG)
Einbehaltene Beträge sind nicht verloren. Das Finanzamt rechnet sie in gesetzlicher Reihenfolge an: zuerst auf die einbehaltene und angemeldete Lohnsteuer, dann auf Vorauszahlungen zur Einkommen- oder Körperschaftsteuer, anschließend auf die Steuer des Veranlagungszeitraums (§ 48c Abs. 1 EStG). Für Unternehmen, die Arbeitnehmer nach Deutschland entsenden, ist die Anrechnung auf die Lohnsteuer oft der schnellste Weg.
Ist der Leistende nicht zur Abgabe von Lohnsteueranmeldungen verpflichtet und kommt eine Veranlagung nicht in Betracht oder macht er glaubhaft, dass keine zu sichernden Steueransprüche entstehen — der Regelfall des ausländischen Unternehmens ohne Betriebsstätte —, bleibt der Erstattungsantrag nach § 48c Abs. 2 EStG. Die Frist ist hart: Der Antrag ist bis zum Ablauf des zweiten Kalenderjahres zu stellen, das auf das Jahr der Anmeldung des Abzugsbetrags folgt. Bei einer Erstattung auf Grundlage des Doppelbesteuerungsabkommens ist zusätzlich die Ansässigkeitsbescheinigung der ausländischen Steuerbehörde vorzulegen (§ 48d EStG). Wer die Frist versäumt, verliert 15 Prozent des Auftragswerts endgültig.
Auf einen Blick
Einbehalten heißt nicht verloren: Anrechnung oder Erstattung
Finanzamt lehnt die Bescheinigung ab? Einspruch binnen eines Monats
Die Ablehnung ergeht als begründeter Ablehnungsbescheid. Dagegen ist der Einspruch statthaft (§ 347 AO), einzulegen binnen eines Monats nach Bekanntgabe. Hilft das Finanzamt nicht ab, bleibt die Klage zum Finanzgericht. Oft schneller als der Streit ist die Verständigung auf eine kürzer befristete oder auftragsbezogene Bescheinigung — diesen Weg sieht das BMF-Schreiben vom 19.07.2022 (Rn. 34) selbst vor.
Bei ausländischen Unternehmen lehnen die Finanzämter vor allem ab, wenn ein deutsches Besteuerungsrecht nicht ausgeschlossen werden kann — etwa weil die Laufzeit der Verträge sich der Frist nähert, ab der eine Baustelle zur Betriebsstätte wird (nach dem deutsch-polnischen Doppelbesteuerungsabkommen zwölf Monate), weil mehrere Bauausführungen zusammenzurechnen sein könnten oder weil das Unternehmen im Inland eine Geschäftsstelle oder einen ständigen Vertreter hat. Sorgfältig aufbereitete Unterlagen und vollständige Antworten auf Rückfragen beugen dem vor.
Auf einen Blick
Ablehnung: Gründe kennen, binnen eines Monats reagieren
- Vertragslaufzeit nähert sich der Frist, ab der die Baustelle Betriebsstätte wird (deutsch-polnisches DBA: zwölf Monate)
- Mehrere Bauausführungen könnten zusammenzurechnen sein
- Geschäftsstelle oder ständiger Vertreter im Inland
- Einspruch binnen eines Monats nach Bekanntgabe (§ 347 AO)
- Hilft das Finanzamt nicht ab: Klage zum Finanzgericht
- Oft schneller: kürzer befristete oder auftragsbezogene Bescheinigung (BMF, Rn. 34)
Vorbeugen: sorgfältig aufbereitete Unterlagen und vollständige Antworten auf Rückfragen.
Freistellungsbescheinigung ohne Stolperfallen
Bescheinigung vor dem ersten Auftrag in Deutschland beantragen, nicht nach der ersten Rechnung. Zuständiges Finanzamt nach dem Anfangsbuchstaben bestimmen: A–G Hameln-Holzminden, H–Ł Oranienburg, M–R Cottbus, S–Ż Nördlingen. Ansässigkeitsbescheinigung der heimischen Finanzverwaltung besorgen — einen Empfangsbevollmächtigten in Deutschland müssen EU-Unternehmen nicht bestellen. Rückfragen des Finanzamts vollständig und fristgerecht beantworten, denn fehlende Mitwirkung ist der typische Ablehnungsgrund. Geltungsdauer überwachen — die Folgebescheinigung kann bereits sechs Monate vor Ablauf beantragt werden. Jedem Auftraggeber vor der ersten Zahlung eine Kopie der Bescheinigung übergeben, bei einer auftragsbezogenen Bescheinigung das Original. Von eigenen Subunternehmern Bescheinigungen verlangen und im EIBE-Portal prüfen, sonst 15 Prozent einbehalten. Nach einem Einbehalt die Erstattungsfrist notieren: Ablauf des zweiten Jahres nach dem Jahr der Anmeldung.
Häufige Fragen
Was ist eine Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG?
Eine Bescheinigung des Finanzamts, die Zahlungen für Bauleistungen vom 15-prozentigen Steuerabzug (Bauabzugsteuer) freistellt. Der Leistende legt sie dem Auftraggeber vor, der die Rechnungen dann ungekürzt bezahlt.
Schützt ein Doppelbesteuerungsabkommen vor dem Abzug?
Nein. Nach § 48d EStG ist der Abzug ungeachtet des Abkommens vorzunehmen. Das Abkommen wird erst bei der Erstattung relevant.
Wie lange gilt die Bescheinigung?
Sie wird befristet erteilt, in der Praxis für längstens drei Jahre, oder projektbezogen. Die Folgebescheinigung kann bereits sechs Monate vor Ablauf beantragt werden.
Welches Finanzamt ist für polnische Unternehmen zuständig?
Maßgeblich ist der Anfangsbuchstabe des Nach- oder Firmennamens: A–G Hameln-Holzminden, H–Ł Oranienburg, M–R Cottbus, S–Ż Nördlingen.
Der Auftraggeber hat 15 Prozent einbehalten — was nun?
Der Betrag wird auf deutsche Steuern angerechnet oder auf Antrag erstattet (§ 48c EStG). Der Erstattungsantrag muss bis zum Ablauf des zweiten Kalenderjahres nach dem Jahr der Anmeldung gestellt werden.
Der Auftraggeber hat 15 Prozent einbehalten und an das Finanzamt gezahlt. Kann ich ihn auf den Rest verklagen?
Nein. Die Zahlung an das Finanzamt erfüllt insoweit die Werklohnforderung (BGH, Urteil vom 12.05.2005, VII ZR 97/04). Einbehaltene Beträge holt man über Anrechnung oder Erstattung nach § 48c EStG zurück.
Das Finanzamt hat die Freistellungsbescheinigung abgelehnt. Was kann ich tun?
Gegen den Ablehnungsbescheid ist binnen eines Monats der Einspruch statthaft, danach die Klage zum Finanzgericht. Häufig führt auch ein Antrag auf eine auftragsbezogene oder kürzer befristete Bescheinigung zum Ziel.
Muss ich von meinen Subunternehmern eine Bescheinigung verlangen?
Ja. Als Auftraggeber von Bauleistungen sind Sie selbst zum Abzug verpflichtet. Ohne gültige Bescheinigung des Subunternehmers müssen Sie 15 Prozent einbehalten, sonst haften Sie für fremde Steuern.
Grundlage: §§ 48, 48a, 48b, 48c und 48d EStG, § 20a und § 21 AO sowie § 1 Abs. 1 Nr. 20 UStZustV. Rechtsprechung: BGH, Urteil vom 12.05.2005, VII ZR 97/04, sowie OLG Oldenburg, Urteil vom 28.03.2023, 2 U 178/22 (rechtskräftig). Verwaltungspraxis: BMF-Schreiben vom 19.07.2022 (BStBl I S. 1229) und Merkblatt des BZSt zum Steuerabzug bei Bauleistungen (Stand: April 2025). Stand: Juli 2026. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.